Roristudio (di seguito “noi”) tutela la riservatezza delle persone che visitano il nostro negozio online, effettuano un acquisto o contattano il servizio clienti.
La presente politica illustra i principi seguiti nella raccolta, nell’utilizzo, nella conservazione e nella protezione dei dati personali, nonché le modalità attraverso cui l’interessato può esercitare i propri diritti.
Il trattamento viene effettuato in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, e al Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il negozio online può essere contattato utilizzando i seguenti recapiti:
Indirizzo di contatto: A102 FAUBOURG RICHE, 52-1 HASHICHIBARI, UMAISE, ICHINOMIYA, AICHI 491-0051, GIAPPONE
Telefono del servizio clienti: +81 (802) 823 94 87
Posta elettronica del servizio clienti: assist@roristudio.com
Orario del servizio clienti: dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 12:00 e dalle 14:30 alle 18:00, ora dell’Europa centrale.
2. Principi applicati al trattamento
Ai sensi dell’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, i dati personali vengono trattati secondo i seguenti principi:
- Liceità, correttezza e trasparenza: i dati vengono utilizzati in modo corretto e comprensibile per l’interessato.
- Limitazione delle finalità: i dati vengono raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime.
- Minimizzazione: raccogliamo soltanto i dati adeguati e necessari rispetto alla finalità perseguita.
- Esattezza: adottiamo misure ragionevoli per correggere o cancellare i dati inesatti.
- Limitazione della conservazione: i dati vengono mantenuti per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti.
- Integrità e riservatezza: adottiamo misure adeguate per prevenire perdita, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzato.
- Responsabilizzazione: organizziamo il trattamento in modo da poter dimostrare il rispetto dei principi applicabili.
3. Categorie di dati trattati
Possiamo trattare le seguenti categorie di dati personali:
- Dati identificativi: nome e cognome.
- Dati di contatto: indirizzo di posta elettronica, indirizzo di fatturazione e indirizzo di consegna.
- Dati relativi agli acquisti: prodotti ordinati, quantità, importi, data dell’ordine, stato della preparazione e informazioni sulla consegna.
- Dati relativi ai pagamenti: metodo utilizzato, stato dell’autorizzazione, importo e riferimenti necessari alla verifica della transazione. Non conserviamo il numero completo della carta né il codice di sicurezza.
- Dati relativi all’assistenza: richieste, comunicazioni, segnalazioni, fotografie e documenti inviati per gestire ordini, resi, sostituzioni o rimborsi.
- Dati tecnici: indirizzo di protocollo Internet, tipo di dispositivo, sistema operativo, tipo di navigatore, data e ora di accesso, pagine consultate e registrazioni tecniche di sicurezza.
- Dati relativi alle preferenze: impostazioni selezionate durante la navigazione e scelte relative ai cookie.
Non chiediamo intenzionalmente dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’articolo 9 del Regolamento (UE) 2016/679. L’utente è invitato a non inserire tali informazioni nei moduli o nelle comunicazioni, salvo quando siano strettamente necessarie per una specifica richiesta.
4. Modalità di raccolta
I dati personali possono essere raccolti quando l’utente:
- visita il sito;
- consulta o aggiunge prodotti al carrello;
- effettua un ordine;
- richiede una consegna, un annullamento, un reso, una sostituzione o un rimborso;
- crea o utilizza un profilo personale;
- compila un modulo;
- contatta il servizio clienti;
- seleziona le preferenze relative ai cookie.
Alcune informazioni tecniche vengono generate automaticamente durante l’utilizzo del sito, nella misura necessaria a garantirne il funzionamento e la sicurezza.
5. Finalità del trattamento
I dati personali possono essere utilizzati per le seguenti finalità:
- consentire la consultazione e il funzionamento del negozio online;
- gestire il carrello e la procedura di acquisto;
- ricevere, verificare e confermare gli ordini;
- verificare l’autorizzazione dei pagamenti;
- preparare e consegnare i prodotti acquistati;
- inviare comunicazioni relative allo stato dell’ordine;
- gestire annullamenti, resi, sostituzioni e rimborsi;
- rispondere alle richieste del servizio clienti;
- adempiere agli obblighi fiscali, contabili e amministrativi;
- prevenire utilizzi illeciti, accessi non autorizzati e operazioni anomale;
- accertare, esercitare o difendere un diritto;
- gestire le preferenze relative ai cookie;
- verificare e migliorare il funzionamento tecnico del sito.
6. Basi del trattamento
Ai sensi dell’articolo 6 del Regolamento (UE) 2016/679, il trattamento si fonda su una o più delle seguenti condizioni:
Esecuzione del contratto
Il trattamento è necessario per gestire l’ordine, il pagamento, la consegna, l’assistenza, l’annullamento, il reso, la sostituzione o il rimborso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento (UE) 2016/679.
Adempimento di obblighi specifici
Il trattamento è necessario per conservare documenti fiscali e contabili, rispondere a richieste delle autorità competenti e adempiere agli obblighi applicabili, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del Regolamento (UE) 2016/679.
Interesse legittimo
Possiamo trattare i dati per proteggere il sito, prevenire attività illecite, gestire contestazioni, verificare il corretto funzionamento dei servizi e tutelare i nostri diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del Regolamento (UE) 2016/679.
Prima di utilizzare questa condizione, valutiamo che il nostro interesse non prevalga sui diritti e sulle libertà dell’interessato.
Consenso
Quando il trattamento non è necessario per le finalità precedenti, può essere richiesto un consenso libero, specifico, informato e inequivocabile, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), e dell’articolo 7 del Regolamento (UE) 2016/679.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la validità delle operazioni effettuate prima della revoca.
7. Conferimento dei dati
I dati contrassegnati come necessari durante la procedura di acquisto devono essere forniti per consentire la conclusione e l’esecuzione dell’ordine.
La mancata comunicazione dei dati necessari può impedire:
- la conferma dell’ordine;
- la verifica del pagamento;
- la consegna dei prodotti;
- la gestione di un reso o rimborso;
- la risposta a una richiesta di assistenza.
Il conferimento dei dati indicati come facoltativi è libero e la loro mancata comunicazione non impedisce l’utilizzo delle funzioni essenziali del sito.
8. Destinatari dei dati
I dati personali sono accessibili soltanto ai soggetti che ne hanno necessità per svolgere attività connesse all’ordine o al funzionamento del negozio online.
Nella misura strettamente necessaria, i dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
- soggetti incaricati della gestione e dell’autorizzazione dei pagamenti;
- trasportatori e operatori logistici incaricati della consegna;
- fornitori di infrastrutture tecniche, conservazione e sicurezza dei dati;
- consulenti contabili, fiscali e professionali;
- soggetti incaricati della gestione delle richieste di assistenza;
- autorità pubbliche o giudiziarie, quando la comunicazione è obbligatoria o richiesta mediante un atto valido.
I destinatari possono utilizzare i dati soltanto per le attività affidate e devono adottare misure adeguate di riservatezza e sicurezza.
Non vendiamo né concediamo in locazione i dati personali.
9. Responsabili e persone autorizzate
Quando un soggetto tratta dati personali per nostro conto, viene designato responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.
Le persone che operano sotto la nostra autorità possono accedere soltanto ai dati necessari per svolgere le attività assegnate e ricevono istruzioni adeguate ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del Regolamento (UE) 2016/679.
10. Conservazione dei dati
I dati vengono conservati per un periodo proporzionato alle finalità per cui sono stati raccolti.
- Dati relativi agli ordini e ai documenti contabili: fino a 10 anni, ai sensi dell’articolo 2220 del Codice civile e dell’articolo 22 del Decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600.
- Dati relativi a resi, sostituzioni e rimborsi: per il tempo necessario a concludere la procedura e, successivamente, per la gestione di eventuali contestazioni.
- Dati relativi al servizio clienti: per il tempo necessario a rispondere e documentare la gestione della richiesta.
- Dati del profilo personale: fino alla cancellazione del profilo o fino a quando risultano necessari per fornire il servizio richiesto.
- Dati tecnici e di sicurezza: per il periodo necessario a verificare il funzionamento del sito e prevenire attività anomale.
- Dati trattati sulla base del consenso: fino alla revoca del consenso o alla scadenza del periodo indicato al momento della raccolta.
I periodi possono essere prolungati quando la conservazione è necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto oppure per rispondere a una richiesta dell’autorità competente.
Alla scadenza del periodo applicabile, i dati vengono cancellati o resi non riconducibili all’interessato.
11. Sicurezza del trattamento
Ai sensi degli articoli 24, 25 e 32 del Regolamento (UE) 2016/679, adottiamo misure tecniche e organizzative proporzionate alla natura dei dati, alle finalità del trattamento e ai rischi per gli interessati.
Le misure possono comprendere:
- protezione delle comunicazioni durante la trasmissione;
- controllo degli accessi ai sistemi;
- limitazione dell’accesso ai soli soggetti autorizzati;
- procedure di autenticazione;
- copie di sicurezza e procedure di ripristino;
- verifiche periodiche della sicurezza;
- registrazione e analisi degli eventi anomali;
- procedure per la gestione delle violazioni dei dati personali.
Le misure vengono riesaminate e aggiornate quando necessario. Nessun sistema elettronico può tuttavia garantire l’eliminazione assoluta di ogni rischio.
12. Protezione dei dati fin dalla progettazione
Ai sensi dell’articolo 25 del Regolamento (UE) 2016/679, teniamo conto della protezione dei dati personali durante la progettazione e la gestione delle procedure del negozio online.
Per impostazione predefinita, vengono trattati soltanto i dati necessari rispetto alla quantità raccolta, all’estensione del trattamento, al periodo di conservazione e all’accessibilità.
13. Violazione dei dati personali
Una violazione dei dati personali può comprendere la perdita, la distruzione, l’alterazione, la divulgazione o l’accesso non autorizzato ai dati trattati.
In presenza di un evento di questo tipo, procederemo senza ingiustificato ritardo a:
- identificare la natura e l’origine dell’evento;
- limitare gli effetti della violazione;
- valutare le categorie di dati e le persone coinvolte;
- valutare la probabilità e la gravità dei rischi;
- documentare l’accaduto e le misure adottate.
Quando la violazione può comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone, effettueremo la notifica al Garante per la protezione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dalla conoscenza dell’evento, ai sensi dell’articolo 33 del Regolamento (UE) 2016/679.
Quando la violazione può comportare un rischio elevato, informeremo anche gli interessati senza ingiustificato ritardo, secondo l’articolo 34 del Regolamento (UE) 2016/679.
14. Decisioni automatizzate
Non adottiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo e significativo sull’interessato, secondo l’articolo 22 del Regolamento (UE) 2016/679.
Qualora tale modalità venisse introdotta, forniremo informazioni specifiche sulla logica utilizzata, sulle conseguenze previste e sulle modalità per richiedere l’intervento umano.
15. Diritti dell’interessato
Gli articoli 15-22 del Regolamento (UE) 2016/679 riconoscono all’interessato i seguenti diritti:
- Accesso: ottenere conferma dell’esistenza del trattamento, conoscere le relative finalità e ricevere una copia dei dati.
- Rettifica: ottenere la correzione dei dati inesatti e il completamento di quelli incompleti.
- Cancellazione: chiedere la cancellazione dei dati nei casi indicati dall’articolo 17.
- Limitazione: chiedere che il trattamento venga limitato nei casi indicati dall’articolo 18.
- Portabilità: ricevere i dati forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nei casi indicati dall’articolo 20.
- Opposizione: opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento fondato sull’interesse legittimo.
- Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente espresso.
- Intervento umano: non essere sottoposto, nei casi previsti dall’articolo 22, a una decisione fondata unicamente sul trattamento automatizzato.
L’esercizio di un diritto può essere limitato quando la conservazione o il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo specifico, accertare un diritto, gestire una contestazione o proteggere i diritti di altre persone.
16. Modalità di esercizio dei diritti
Le richieste possono essere inviate all’indirizzo:
La richiesta deve indicare:
- il nome del richiedente;
- un recapito per la risposta;
- il diritto che si desidera esercitare;
- le informazioni necessarie per individuare i dati interessati.
Quando sussistono dubbi ragionevoli sull’identità del richiedente, possiamo chiedere informazioni aggiuntive strettamente necessarie a evitare la divulgazione dei dati a persone non autorizzate, ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 6, del Regolamento (UE) 2016/679.
Le richieste vengono gestite gratuitamente, salvo che siano manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo. In tale caso possiamo richiedere un contributo ragionevole oppure rifiutare la richiesta, motivando la decisione ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 5, del Regolamento (UE) 2016/679.
17. Termine di risposta
Risponderemo senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dalla ricezione della richiesta, ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 3, del Regolamento (UE) 2016/679.
In presenza di particolare complessità o di un numero elevato di richieste, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi. L’interessato sarà informato della proroga e dei relativi motivi entro un mese dalla ricezione della richiesta.
Qualora non sia possibile accogliere la richiesta, comunicheremo le ragioni della decisione e le possibilità di tutela disponibili.
18. Reclamo al Garante
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali non sia corretto può presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento (UE) 2016/679 e degli articoli 140-bis e 141 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Il reclamo non pregiudica la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.
19. Aggiornamenti della presente politica
La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina. In presenza di modifiche significative, verrà fornito un avviso adeguato prima della loro applicazione.